1. Over verspilling
Verspilling betreft alle activiteiten die geen waarde toevoegen voor de klant, (pagina 216, Bedrijfsvoering voor Z&W). In de zorgsector worden veelal de volgende acht soorten verspilling onderscheiden:
- Onnodig transport van cliënten
- Onnodig wachten door cliënten
- Meer doen dan nodig door professionals
- Overbodige stappen in het proces
- Fouten door medewerkers of defecten in materialen
- Te veel voorraad
- Onnodige bewegingen
- Het niet benutten van talent
Veel zorgorganisaties zijn bezig met verspilling uit het systeem te halen, al dan niet binnen een LEAN-project. Bij LEAN gaat het in essentie namelijk om verspilling uit het systeem/de organisatie te halen en/of te houden. Verder wordt onderscheid gemaakt in verspillingen die nodig zijn (bijvoorbeeld het invullen van wettelijk verplichte formulieren) en die onnodig zijn. Bij het continu verbeteren van de organisatie gaat het om het reduceren van de onnodige verspillingen.
2. LEAN en OER
Mijn ervaring met Lean in VVT zorgorganisaties, is dat de LEAN projecten gefragmenteerd zijn en op projectniveau wordt ingestoken. Enkele voorbeelden. Het ‘leanen’ van de thema’s ‘zorgplan’, ‘opname proces’, medicatie, …… Toch heeft een groot deel van de organisaties de ambitie om een LEAN-organisatie te worden. Een organisatie die in het teken staat van continu verbeteren. Waarin management, professionals en de andere medewerkers elke dag nadenken over de vraag ‘hoe werk slimmer, beter en anders te organiseren’. Omdat er projectmatig en gefragmenteerd wordt gewerkt, is er sprake van het werken vanuit silo’s. De onderlinge samenhang ontbreekt met regelmaat.
Een andere manier om te werken vanuit continue verbeteren is de OERmethodiek, ontwikkeld door dr. L. Verkooijen. Zij werkt als lector klantenperspectief in ondersteuning en zorg en als adviseur in de langdurige zorg. Zij is in 2006 gepromoveerd op het onderwerp ‘ondersteuning eigenregievoering en vraagsturing’. Hiermee heeft zij een fundament voor de zorg ontwikkeld. Een integrale aanpak met de cliënt als vertrekpunt.
Belangrijke succesfactoren ‘OERmethodiek’ zijn namelijk:
Integrale aanpak:
De organisatie kiest voor een integraal, organisatie-omvattend programma of model, dat zowel in primaire als in secundaire processen verankerd wordt. Door projecten, programma’s of verbeterinitiatieven zoveel mogelijk in het teken van het overkoepelende gedachtengoed te plaatsen, wordt het voor iedereen duidelijk waar de focus ligt en ontstaat een gemeenschappelijke taal. Dat is wat Ondersteuning Eigen Regievoering cliënt (OER) biedt. Concreet vorm gegeven met tools als de Quick Scan en het Leefwereld is leidend-principe bij het maken van keuzes met betrekking tot de inrichting van de organisatie.
Stabiel, vertrouwen, cliënt centraal en verantwoordelijkheid laag in de organisatie:
Een andere randvoorwaarde is een stabiele organisatie, waar vertrouwen heerst, de cliënt centraal staat en de verantwoordelijkheid laag in de organisatie is belegd. Dat is waarom bij OER de operationeel leidinggevende en de cultuurdragers zo’n belangrijke taak hebben met betrekking tot wenseninventarisatie en de realisatie ervan en het verzamelen van de (stuur)informatie voor de keuzes met betrekking tot de inrichting van de organisatie.
Iedereen doet mee!
Aandacht en engagement van ‘de top’ (het strategisch niveau). Daar waar ‘de top’ minder betrokken of minder zichtbaar is, blijken de resultaten ook minder groot te zijn. Dat is waarom bij OER in de stuurgroep ‘de top’ zitting heeft en een belangrijke rol binnen het totaal speelt en de Quick Scan en het Leefwereld is leidend-principe als hulpmiddelen, onderdeel bij het handelen van het MT is. De inrichting van de ‘systeemwereld’ is volgend aan de ‘leefwereld’.
