6 mei 2019
Slim Organiseren: ‘De juiste dingen goed doen’.
De cliënt is eindverantwoordelijk is voor een volwaardig bestaan (‘een leven waaraan niets ontbreekt’) en hierin zijn eigen regie voert. Eigen Regievoering staat hierbij voor ‘het organiseren en coördineren van het eigen leven met als doel een goed leven in eigen ogen (definitie uit het promotieonderzoek ‘Eigenregievoering en vraagsturing’ van dr. Lineke Verkooijen, 2006). De rol van de professional is hierin ondersteunend met de opdracht geen negatieve invloed uit te oefenen op deze regievoering.
Wanneer de cliënt professionele hulp inschakelt, betekent dit dat hij/zij bij onderdelen van het leven van het eigen leven, ondersteuning nodig heeft. Deze ondersteuning kan gevraagd worden voor zowel zorg- als welzijn activiteiten. De geboden ondersteuning kan door een zorgprofessional worden geleverd, maar ook door een mantelzorger, vriend, vrijwilliger, of een andere betaalde kracht.
De ondersteuning bij zorgactiviteiten wordt vergoed uit de basiszorg. Dit betekent niet: ‘U vraagt, wij draaien’! Elke zorgorganisatie heeft zich aan de wet- en regelgeving te houden. Vraaggestuurde zorg en Ondersteuning Eigen Regievoering kent grenzen, zoals:
I. De financiële ruimte (indicatie of eigen portemonnee)
II. Professionele verantwoordelijkheid van de ondersteuner
III. Organisatorische verantwoordelijkheid van de aanbieder
IV. Algemene Normen en waarden (van maatschappij, organisatie).
Deze grenzen bepalen de regelruimte waar binnen aan de wensen van de cliënten kan worden voldaan.
De cliënt kan voor ondersteuning van zorgactiviteiten ook extra zorgminuten inkopen. En/of besluiten direct betrokkenen uit zijn/haar netwerk te mobiliseren om ondersteuning te bieden bij activiteiten van het dagelijks leven. Zoals o.a. elke dag een blokje om, één keer in de week naar de markt, of in bad gaan. In de markt wordt veel gesproken over de zorg wordt te duur, er is ‘nergens’ tijd voor, het administreren neemt te veel tijd in beslag, de workload is te hoog, werkdruk neemt toe, enzovoort.
De vraag is: ‘Is dit waar?’ En/of ligt de vraag bij ‘doen we met elkaar de juiste/goede dingen?’.
De kern van verantwoorde zorg verlenen is het aanbieden van zorg van een goed niveau, die in ieder geval doeltreffend, doelmatig en cliënt gericht wordt verleend en die is afgestemd op de reële behoefte van de cliënt. (definitie: verantwoorde zorg, www.igz.nl)
Dit brengt mij op de uitspraak van de bekende bedrijfskundige Michael Porter: ‘It’s more important to do the right things, than doing the things right’.
Bij besturen spelen in essentie vier aspecten een rol volgens Porter:
Het eerste aspect gaat om ‘doing the right things’. Welke resultaten streeft uw organisatie na ten aanzien van het primaire proces en verantwoorde zorg? Wat is de toegevoegde waarde voor uw klanten (cliënten, bewoners)? Dit is het effectiviteit aspect: de goede dingen doen.
Aansluitend gaat het om ‘doing the things right’. Hoe zetten wij de professionals (o.a. zorgverleners) en middelen zo optimaal mogelijk in om de voorgenomen resultaten te behalen? Dit is het efficiëntie aspect: de dingen goed doen.
Een derde aspect is het lerend vermogen van organisaties. In een snel veranderende wereld is effectiviteit en efficiëntie slechts een tijdelijke verschijnsel. De zorgorganisatie moet permanent bezig zijn te leren en te verbeteren om effectief en efficiënt te blijven, ofwel de dingen beter doen.
Bij het laatste aspect is de vraag wat de focus is van de (zorg) organisatie in de vele taken. Wat is onze ‘core business’, wat doen we zelf en wat laten we aan anderen over: de dingen laten doen. Denk hierbij aan het uitbesteden van niet primaire taken.
Uitgaande van deze vier aspecten, de goede dingen doen, de dingen goed doen, de dingen beter doen en de dingen laten doen, stel ik op nieuw de vraag ‘Hoe ziet het primaire proces van zorglevering en zorgverlening erbij uw organisatie uit?’.
Als Organisatie adviseur van verandertrajecten in de zorg valt mij op dat veel organisaties ‘het centraal stellen van de cliënt’ als uitgangspunt hebben. Hierbij valt echter op dat de meeste organisaties de wensen van de cliënten wél inventariseren om vervolgens vanuit hun eigen aanbod de zorg te organiseren (De systeem wereld). De organisatie probeert rekening te houden met de wensen van de cliënten binnen de gestelde werkwijze van de organisatie. Vaak is men hierbij in de veronderstelling ‘vraaggestuurd’ te werken, terwijl de cliënt zich met regelmaat aanpast aan de situatie op basis van ‘Zo werken ze hier in de organisatie en daar heb ik mij maar aan aan te passen’. Er verandert dan maar weinig. Dit sluit aan op de uitspraak van Einstein: ‘Wanneer we blijven doen wat we altijd al deden, krijgen we wat we altijd al kregen’.
De cliënt ‘centraal’ betekent in mijn visie ‘de leefwereld als vertrekpunt!’. De cliënt leeft zijn eigen leven zoals hij of zij bedoeld heeft. Eigen Regievoering om te komen tot een goed leven in eigen ogen. Vanwege ouderdom of ziekte heeft de cliënt hulp nodig bij bepaalde onderdelen in zijn leven op het gebied van Zorg en/of welzijn.
Wat betekent dit in de praktijk vanuit de besturingsfilosofie van Porter?
Stap 1: de goede dingen doen
De zorg leveren op wenstijden van de cliënt om zo het leven van het eigen leven met als doel een goed leven in eigen ogen van de cliënt niet in de weg te staan. Ofwel de juiste zorg op het juiste moment leveren.
Om dit te kunnen doen, is het belangrijk de wensen van de cliënten ten aanzien welzijn – en zorg activiteiten in beeld te hebben binnen de gestelde grenzen.
Op basis van deze wensen moet de zorg worden gepland. De juiste gekwalificeerde zorgverlener moet op het gewenste moment aanwezig zijn. Dit betekent dat de organisatie op basis van de individuele geïnventariseerde wensen rondom wonen, zorg en welzijn, stil staat bij de vraag ‘Wat betekent dit voor onze organisatie om de juiste zorg op de wens tijd van de cliënt te leveren? Wat betekent dit voor de teamsamenstelling?. De organisatie zal hiervoor organisatorische consequenties moeten nemen om vraaggestuurd te kunnen en willen werken.
Ook zullen er niet-zorg-gerichte activiteiten door de cliënt worden benoemd, die een toegevoegde waarde leveren voor het leven van zijn leven. Hierin kunnen niet professionals, zoals familie, vrienden, vrijwilligers of door de cliënt betaalde kracht een rol spelen. Dit zijn activiteiten die niet bij de core business horen, en vallen onder ‘de dingen laten doen’ (stap 4).
Stap 2: de dingen goed doen
Wanneer de juiste zorg op het juiste moment is georganiseerd met de daarbij behorende personele bezetting, kan de volgende stap worden gezet: ‘de dingen goed doen’. Allereerst is het belangrijk consequent te handelen, dus de zorg te leveren op de afgesproken wenstijd. Door te reflecteren op het eigen handelen van de professional en het monitoren van de gemaakte afspraken kan inzicht worden verkregen in kwaliteit van zorg, werkwijzen, inzet van personeel en/of materiaal (hulpmiddelen). Hiermee zijn de voorwaarden getroffen om stap 3 te zetten.
Stap 3: de dingen beter doen
Op basis van het inzicht en het hanteren van de Deming cirkel (Plan-Do -Check-Act cyclus) of OERmethodiek, kan systematisch gewerkt worden aan verbeteringen. Denk hierbij aan doelmatig en efficiënt werken (tijdsduur, wel of niet inzetten van een extra professional of hulpmiddel), de kwaliteit van zorg en het verminderen van administratieve handelingen doordat meer planmatig gewerkt kan worden.
Stap 4: de dingen laten doen
Door te werken vanuit de wensen van de cliënten en de juiste zorg op het juiste moment te leveren met de juiste hulpmiddelen, binnen de vier gestelde grenzen wordt ook inzicht opgedaan wie uit het netwerk van de cliënt activiteiten kan ondersteunen die niet tot de primaire zorgtaken van de organisatie horen. Dit zijn zaken die nu nog regelmatig door de zorgorganisatie wordt ondersteund, terwijl deze activiteiten niet onder de basiszorg vallen. Deze zaken zoals o.a. blokje om, naar de winkel, en dergelijke, kunnen door derden (familie, vrienden, vrijwilliger of betaalde kracht uit eigen portemonnee) worden opgepakt.
Conclusie
Het werkelijk vanuit de eigen regie van de client de zorg organiseren heeft niet alleen voordelen voor de kwaliteit van leven voor de client, maar biedt ook grote voordelen voor het effectief en efficiënt aan kunnen sturen van de zorgorganisatie. Doordat de zorg wordt ingepland op de door cliënten gewenste tijden ontstaat een veel rustiger beeld in de zorginstelling. Voor incidenten is apart zorgcapaciteit beschikbaar. Het overgrote deel van de zorg kan zo op een gestructureerde manier worden uitgevoerd. Dit komt de kwaliteit van de geleverde zorg ten goede en vermindert de hectiek die veel zorginstellingen kennen. Deze werkwijze realiseert zowel werkplezier voor de medewerker als leefplezier voor de cliënt.
